Chapter III

Back Office, Payments and Confirmations

 

1. Back Office location & segregation of duties/reporting

2. Confirmation procedure (written)

3. Confirmation procedure (verbal)

4. Payment & settlement instructions

5. Netting

 

 

1. Back office location and segregation of duties/reporting

Развитието на глобалните комуникации през последните години е ключов фактор за преобладаващата тенденция финансовите институции да разполагат с фронт и бек офис на различни места. Много международни банки концентрират и консолидират административната функция на бек офиса близо до или в централата, като откриват отделни дилинг зали в няколко чуждестранни офиса. Ако съответните регулаторни органи са съгласни с такава договореност, Примерният кодекс допуска да се консолидира функцията на бек офиса. Независимо от това, не може да се правят никакви компромиси с изискването за строго разграничение между отговорностите и отчетността във фронт и бек офисите.

Организационната структура на главните участници на пазара трябва да гарантира строго разграничение между отговорностите и отчетността, както и между независимите мерки за контрол на риска във фронт и бек офисите. В случай, че мидъл офисът изпълнява контролна или административна функция, се прилага подобно разграничение между отговорностите и отчетността.

Въпросът за физическото разделяне или местоположение на двата офиса се решава от мениджмънта на всяка институция в контекста на основните мерки и местни регулаторни изисквания. От една страна, някои институции се възползват от административните предимства на непосредствената близост, но от друга, предвид съвременните комуникационни и информационни технологии, се наблюдава нарастваща тенденция сред международните банки, опериращи в няколко дилинг центъра да концентрират бек офис функциите на едно място близо до или в централата. Тази структура неизбежно трябва да бъде одобрена от регулаторните органи в съответните центрове.

Предвижданите стимули и компенсации за персонала в бек и мидъл офисите не трябва да са пряко свързани с финансовите резултати на дилърите.

2. The confirmation or automatic matching of transactions

Eдна от основните мерки за контрол на риска, прилагани от институциите, опериращи на финансовите пазари, е независимото потвърждение на детайлите на сделката от бек офисите на контрагентите. Пропускът да се изпратят потвърждения и спиране изпращането на потвържденията от страна на дилърите са довели до многобройни измами от страна на некоректни дилъри. Потвържденията продължават да бъдат една от основните мерки за контрол на риска при двустранно договаряни сделки. Въпреки това, поради многостранното договаряне на търговията и клиринга при някои инструменти, търгувани на извънборсовия пазар, потвържденията се заменят от автоматично съпоставяне на сделките.

Eдна от основните мерки за контрол на риска, прилагани от институциите, е своевременната независима насрещна проверка на сделките, отчитани от съответните дилъри. Посредством тази процедура могат да бъдат избегнати сетълмент проблеми, тъй като тя позволява да бъдат идентифицирани несъответствията преди деня на сетълмента. Така мениджмънтът може да е сигурен, че дилърите представят вярно своите позиции, освен това се запазва история на сделките, която може да бъде полезна при последващи разследвания. При възникване на спор относно условията на дадена сделка, валидните потвърждения може да се използват като доказателство за условията на договора. По принцип насрещната проверка на сделките се извършва чрез издаване на потвърждения от единия или двата бек офиса на страните по сделката. Бек офисите следва да са независими и отделени от фронт офисите. Персоналът във фронт офиса по никакъв начин не трябва да има възможност да пречи на изпращането на потвържденията.

Потвържденията трябва да се изпращат с ефикасни и сигурни средства за комуникация максимално бързо след договаряне на сделката, като се адресират до бек офиса на контрагента.

Практиката да се изпращат две съобщения (например, първоначално по факс или чрез други електронни средства), последвани от писмено потвърждение не се препоръчва, тъй като последното, ако е изпратено по пощата, може да пристигне след датата на сетълмента и да причини объркване.

В случай че сделките се сключват съгласно рамков договор, който не е подписан, неразрешените разногласия относно детайлите в договора, не трябва да забавят обмена на потвърждения. Въпреки това, в Раздел V на Примерния кодекс се изтъква колко е важно документацията да е налична преди осъществяване на сделката.

Форматът и съдържанието на потвърждението варира според конкретния финансов инструмент. Необходимо е да се направи препратка към приложимите публикувани Стандартни условия, за да се установи правилното съдържание и формат за конкретния инструмент (виж Приложение 3: Стандартни условия за търговия с финансови инструменти). Независимо от това, всички потвърждения следва да съдържат минимум следната информация:

(a) дата на сделката

(b) средство за осъществяване на сделката (брокер, телефон, тeлeкс, дилинг система и др.)

(c) име и местонахождение на контрагента

(d) курс, сума и валута

(e) тип и посока на сделката

(f) дата на вальора, дата на падежа и други релевантни дати (напр. дата на упражняване и др.)

(g) приложими стандартни условия (напр. FRABBA, BBAIRS, ISDA, ICOM и др.)

(h) друга важна, релевантна информация (напр. инструкции за сетълмент).

Брокерите трябва да потвърдят незабавно всички сделки и пред двете страни посредством ефикасно и сигурно средство за комуникация.

От съществено значение е контрагентите по сделката да проверяват потвърждението внимателно и незабавно след получаването му, за да бъдат бързо разкрити и коригирани несъответствията. Ако потвърждението на едната страна се счита за грешно, тя трябва да бъде информирана незабавно. Новото потвърждение (или писмено съгласие за коригиране) трябва да се изиска и да се предостави от страната, чието първоначално потвърждение е било грешно. На някои пазари не е необичайно само едната страна (вместо двете) по сделката да изпраща потвърждения. Тази практика не е препоръчителна, тъй като води до рискове от оперативно и законово естество. Ако дадена институция се съгласи с тази практика поради настояването на контрагент или клиент, мениджмънтът на последния следва предварително да поеме писмен ангажимент да проверява своевременно потвържденията и да отговаря в разумни срокове на лицето, издало потвърждението, като приеме/оспори условията на сделката. Важно е лицето, издало потвърждението, да разполага с процедури за проследяване на отговора, ако такъв не е налице в рамките на няколко часа след изпращане на потвърждението.

Ако контрагентът или клиентът не отговори на потвържденията, висшият мениджмънт на страната, издаваща потвържденията, може да обмисли какви мерки да се предприемат за защитаване на институцията при възникване на проблеми вследствие на непотвърдени сделки. Висшият мениджмънт отговаря за точния метод на потвърждение и за начините за разрешаване на несъответствия.

През последните години на валутния пазар навлизат многостранни автоматични системи за търговия (ATS) и контрагенти за многостранен централен клиринг (CCP). Те представляват алтернативен начин за потвърждение, че е извършена своевременна независима насрещна проверка на сделките. Tранзакциите, сключвани или регистрирани на ATS и тези, регистрирани на CCP, се съпоставят автоматично, като контрагентите получават информация за несъответствията. Детайлите на съпоставените сделки се препредават автоматично в бек офисите на контрагентите. При положение че ATS или CCP са независими от контрагентите, че съпоставянето се извършва без неоправдани закъснения след регистриране на сделките, че обменът на информация с ATS или CCP е ефикасен, сигурен и ясен, и контрагентите разполагат ефикасни процедури за разрешаване на несъпоставени сделки, не се налага контрагентите да обменят потвърждения. Потребителите и, ако е практически трудно за тях, доставчиците на CCP или ATS, трябва да приемат факта, че договореностите по процеса на потвърждение ще са валидни съгласно съответното право и че тези форми на потвърждение ще са приемливо доказателство в съдилищата на съответната/съответните юрисдикция(и).

3. Verbal Confirmations

Работата на активните и волатилни пазари изисква максимално бързо да се разрешават всякакви несъответствия в условията на двустранно договорените и изплатени сделки. Както е посочено в предишната част, своевременната проверка на потвържденията е съществена мярка в тази връзка. В допълнение, ако е оправдано от оборота, има сериозни основания да се прибегне до допълнителната услуга „обаждане за потвърждение” или устна проверка на сделката, за да се установят и отстранят възможно най-бързо всякакви несъответствия, особено свързаните със суми или дати на вальора.

Практиката на устните проверки в рамките на деня се препоръчва най-вече за сделки, които са двустранно договорени и изплатени, тъй като по този начин може да се намали броя и размера на разликите, особено при сделки с брокери по телефона или при сделки с участието на чуждестранни контрагенти. Това би било полезно за сделки на бързо движещи се пазари, например валутния пазар, или при търговия с други финансови инструменти с много кратки периоди на сетълмент. Всяка компания следва сама да се договори със своите брокери (или контрагенти) дали възнамерява да стимулира тази практика и да уточни колко проверки на ден са необходими в такъв случай.

Ако единичната проверка се счита за достатъчна, е препоръчително тя да се извърши към или в края на деня на сделката.

При приключване на проверката трябва да се получи потвърждение от двете страни, че нямат разногласия по сделките, или ако имат, че всякакви неустановени несъответствия ще бъдат спешно разрешени. Ако несъответствието предполага спор, водещ до открит риск за някой от контрагентите, пазарната позиция следва да се закрие незабавно, без да се налага извода, че някоя от страните е неизправна, в очакване на окончателното разрешаване на спора. Ако някоя от страните първа забележи грешка или различие, липсата на отговор не трябва да се счита за признаване на горното. В случай че брокерът не е в състояние да изпрати пълно потвърждение незабавно, напр. през нощта, контрагентът следва устно да потвърди отново с брокера всички сключени сделки.

4. Payment and settlement instructions

Грешките или недоразуменията свързани с инструкции за плащане и сетълмент често водят до скъпо струващи овърдрафт и претенции за дължими лихви. Приоритетно значение имат своевременните, ясни и предварителни инструкции. Използването, при възможност, на Стандартизирани Инструкции за Сетълмент (SSIs), спомага да се елиминират скъпо струващи грешки.

Инструкциите за плащане и сетълмент трябва да се предават възможно най-бързо, за да се улесни своевременния сетълмент.

Използването на Стандартизирани Инструкции за Сетълмент (SSIs) от контрагентите, които регулярно търгуват помежду си, е препоръчително, тъй като това значително би редуцирало различията и степента им, в резултат на погрешен сетълмент на средства. SSIs трябва да се инициират посредством автентично Суифт съобщение или потвърдено писмо, а не със SWIFT Broadcast.

На пазарите за търговия на валута и валутни депозити, брокерите по принцип не изпращат инструкции за плащане, ако двете страни са в държавата, в която се намира брокерът, но самите контрагенти трябва незабавно да обменят помежду си инструкциите.

Независимо дали сделките се сключват директно или посредством брокер, принципалите трябва да гарантират, че контрагента ще бъде уведомен веднага относно измененията в инструкциите за първоначалното плащане, включително агента по плащанията, ако това бъде изрично изискано. Брокерът ще бъде също уведомен, ако са ползвани услугите на брокер и поне един от принципалите е в друга държава. Към това уведомление се прилага писмено, телекс или друго подобно потвърждение на писмените инструкции, чието получаване трябва да се признае от съответния контрагент. Ако брокерът не бъде уведомен относно промяната в инструкциите, принципалът ще носи отговорност за последващите разлики. Ако бенефициентът по дадена сделка е трета страна, мениджмънтът е длъжен да осигури целесъобразни мерки за гарантиране на достоверността с цел осъществяване на плащанията. Ако различията или разходите се дължат на грешка на брокера в инструкциите за плащане, се приема, че след като плащанията са се отклонили веднъж, брокерът може да предприеме пряко само определени действия за отстраняване на проблемите. Именно затова, в случай на такава грешка се препоръчва да бъдат ограничени отговорностите на брокера.

5. Netting

През последните години се наблюдава все по-голям интерес към нетиране на плащанията, тъй като финансовите институции със значителни обеми дневен валутен сетълмент се опитват да намалят някои от произтичащите кредитни експозиции. При нарастващия ежедневен международен оборот на валутния обмен, Банката за международни разплащания, предвид потенциалния риск от сетълмента, упражнява заедно с водещите централни банки значителен натиск върху утвърдените на пазара банки да се възползват, ако е възможно от двустранни и многостранни споразумения за нетиране на плащанията.

Независимо от това, че различните форми на договори за нетиране може да имат оперативни прилики, те може да се различават съществено по техните правни характеристики и по степента на намаляване на риска. Системите за нетиране на плащанията могат значително да намалят ежедневния риск, свързан със сетълмента, докато други форми като нетиране чрез замяна с нова сделка имат за цел да намалят кредитния риск по общите неизплатени сделки чрез законосъобразно заменяне на брутните задължения с нетни задължения. Двустранните договори, отнасящи се до тези аспекти, са общоприета практика сред активните участници на пазара. Значителният кредитен риск и потенциално високата цена на капитала във връзка с такъв риск, води до създаването на Групата CLS (всъщност Банка CLS и Услуги CLS) като първата глобална система за сетълмент. Повечето водещи глобални банки, опериращи на валутния пазар са акционери/ членове на групата CLS. Продължителният обвързан сетълмент (CLS) позволява трансграничните валутни сделки да бъдат уреждани в реално време в рамките на деня. На практика Банка CLS елиминира риска при сетълмента на валутните сделки, регламентирани в процедурните правила на Банка CLS, променяни периодично, като съпоставя инструкциите за плащане на двете страни и прилага системата за насрещно плащане.

Пазарните институции трябва, ако е оправдано от дейността, да се стремят да намалят сетълмент риска и свързания с него кредитен риск по валутните сделки, като сключат с контрагентите договори относно законосъобразни двустранни валутни плащания и нетиране на сделките или като разгледат възможностите за значително намаляване на риска, предлагани от глобални системи за сетълмент, например CLS.